Wymiana dowodu rejestracyjnego – kiedy trzeba to zrobić i jak wygląda procedura?

Dowód rejestracyjny to jeden z kluczowych dokumentów pojazdu. W niektórych sytuacjach konieczna jest jego wymiana – niezależnie od tego, czy wynika to z braku miejsca na pieczątki, czy ze zmiany danych. Zanim złożysz wniosek, warto wiedzieć, kiedy taki obowiązek występuje oraz jak przebiega cała procedura.

Wymiana dowodu rejestracyjnego – z czym się wiąże, kiedy jest konieczna?

Wydanie nowego dowodu rejestracyjnego może być obowiązkowe lub dobrowolne – wszystko zależy od przyczyny.

Obowiązek wymiany dowodu rejestracyjnego wynika bezpośrednio z Prawa o ruchu drogowym, a szczegółowe zasady określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 9 maja 2016 r. oraz uzupełniające rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych w zakresie opłat i ewidencji pojazdów.

Kiedy należy wymienić dowód rejestracyjny?

• zmiana danych właściciela pojazdu, np. nazwiska po ślubie lub adresu zamieszkania – masz na to 30 dni od dnia zmiany,
• uszkodzenie lub zgubienie dokumentu – konieczne jest wtedy wydanie wtórnika dowodu rejestracyjnego,
• zmiany techniczne w pojeździe, np. montaż instalacji LPG lub zmiana koloru auta,
• nieaktualne lub nieczytelne dane w dowodzie, np. niezgodność z zapisami w centralnej ewidencji pojazdów (CEPiK).

W każdej z powyższych sytuacji należy złożyć wniosek o wydanie nowego dokumentu do właściwego organu rejestrującego – czyli wydziału komunikacji odpowiedniego dla miejsca zamieszkania.

Co z brakiem miejsca na pieczątki?

Do 2020 roku konieczna była wymiana dowodu, jeśli zabrakło miejsca na wpisy z przeglądów technicznych. Obecnie – zgodnie z nowelizacją przepisów – powodu braku miejsca nie traktuje się już jako podstawy do obowiązkowej wymiany. Przeglądy są rejestrowane elektronicznie w rejestrze badań technicznych, a kierowca otrzymuje jedynie papierowe zaświadczenie.

Kto może wymienić dowód rejestracyjny pojazdu?

Wymiany dowodu rejestracyjnego pojazdu może dokonać osoba, której dane widnieją w dokumencie – czyli właściciel lub współwłaściciel pojazdu. W przypadku współwłasności wystarczy, że wniosek właściciela pojazdu złoży tylko jedna z osób – nie potrzeba zgody pozostałych.

Osoby fizyczne i pełnomocnicy:

Jeśli nie możesz załatwić formalności osobiście, możesz udzielić pełnomocnictwa. Wystarczy dokument na piśmie zawierający dane obu stron i precyzyjny zakres umocowania. Najczęściej stosowane są:

• pełnomocnictwa udzielane małżonkowi,
• pełnomocnictwa dla innych członków rodziny lub zaufanych osób,
• pełnomocnictwa dla pracownika lub przedstawiciela salonu samochodowego.

Za złożenie dokumentów przez pełnomocnika pobierana jest opłata skarbowa w wysokości 17 zł. Dokument należy złożyć w oryginale, a pełnomocnik musi okazać dowód tożsamości.

Przedsiębiorcy i spółki:

Zgodnie z przepisami, wymieniać dowodu rejestracyjnego w imieniu firmy mogą:

• jednoosobowy przedsiębiorca może załatwić sprawę sam lub przez pełnomocnika,
• w spółce cywilnej dokumenty może złożyć każdy wspólnik (o ile umowa spółki nie stanowi inaczej),
• w przypadku spółek handlowych konieczne może być zaświadczenie z KRS oraz dokument potwierdzający każdego stosunku pełnomocnictwa.

Jeśli firma posiada więcej niż 10 pojazdów, możliwe jest skorzystanie z odrębnej kolejki dla flot – ułatwia to sprawne wydanie dowodu rejestracyjnego dla większej liczby aut.

Osoby niepełnoletnie, spadkobiercy i leasingobiorcy:

• Za osoby niepełnoletnie formalności załatwiają rodzice lub opiekunowie prawni, przedstawiając dokument potwierdzający prawo do reprezentacji.
• Spadkobiercy mogą wymienić dokument po zakończeniu sprawy spadkowej – konieczne jest przedłożenie dokumentu stwierdzającego nabycie spadku (postanowienia sądu lub aktu notarialnego).
• Leasingobiorcy wymieniają dowód za zgodą właściciela pojazdu (firmy leasingowej) – zwykle na podstawie stosownego pełnomocnictwa.

Gdzie można dokonać wymiany dowodu rejestracyjnego?

Wniosek o wydanie nowego dowodu rejestracyjnego należy złożyć w odpowiednim organie rejestrującym, czyli w wydziale komunikacji działającym przy:

• starostwie powiatowym – jeśli mieszkasz poza miastem na prawach powiatu,
• urzędzie miasta – w przypadku dużych miast (np. Warszawa, Kraków, Poznań).

Wybór placówki zależy od miejsca zamieszkania właściciela pojazdu – nie od adresu zameldowania.

Jak sprawdzić lokalizację?

Jeśli urząd przechodzi remont lub został przeniesiony, aktualne informacje znajdziesz:

• na stronie internetowej urzędu,
• na tablicach ogłoszeń przy wejściu,
• w wiadomości SMS, jeśli podałeś numer kontaktowy przy rejestracji wizyty.

Jakie dokumenty są potrzebne do wymiany dowodu rejestracyjnego?

Aby złożyć wniosek o wydanie nowego dowodu rejestracyjnego, musisz przygotować odpowiedni zestaw dokumentów. Ich zakres zależy od powodu wymiany – np. zgubienia, zniszczenia dokumentu, zmian danych właściciela lub modyfikacji technicznych pojazdu.

Dokumenty podstawowe

• wniosek właściciela pojazdu – formularz dostępny w urzędzie lub na stronie internetowej starostwa,
• dotychczasowy dowód rejestracyjny – jeśli go nie posiadasz (np. został zgubiony lub skradziony), złóż pisemne oświadczenie,
• dowód osobisty, paszport lub karta pobytu – dane muszą zgadzać się z tymi zapisanymi w centralnej ewidencji pojazdów,
• karta pojazdu – jeśli była wydana (niektóre auta jej nie mają),
• pełnomocnictwo – w przypadku, gdy sprawę załatwia inna osoba.

Dokumenty techniczne oraz ubezpieczenie

• zaświadczenie o pozytywnym wyniku badania technicznego – konieczne, jeśli termin przeglądu minął lub dokonano modyfikacji pojazdu,
• potwierdzenie ważności polisy OC – urzędnik może zweryfikować dane w CEPiK, ale warto mieć kopię dokumentu,
• dowód uiszczenia opłaty skarbowej – standardowa opłata (lub więcej, jeśli składany jest wniosek o pozwolenie czasowe).

W szczególnych sytuacjach wymagane będzie dołączenie dodatkowych załączników:

• akt małżeństwa – w przypadku zmiany nazwiska,
• wyrok sądu – przy zmianie danych osobowych z innego powodu,
• oświadczenie o zmianie miejsca zamieszkania – nie potrzeba zaświadczenia z urzędu meldunkowego,
• dokumenty z montażu instalacji gazowej LPG/CNG – np. wyciąg ze świadectwa homologacji i potwierdzenie wykonania montażu,
• opinia rzeczoznawcy + dodatkowe badanie techniczne – przy poważniejszych zmianach konstrukcyjnych,
• zaświadczenie policyjne i protokół oględzin pojazdu – po odzyskaniu skradzionego auta,
• dokumentu stwierdzającego nabycie spadku – dla spadkobierców,
• zaświadczenie z CEIDG lub KRS – dla przedsiębiorców.

W razie wątpliwości co do aktualnych wymagań dokumentacyjnych lub wzorów dokumentów, warto skontaktować się z właściwym wydziałem komunikacji lub sprawdzić informacje na stronie internetowej urzędu.

Jak złożyć wniosek o wymianę dowodu rejestracyjnego w urzędzie?

Złożenie wniosku osobiście w urzędzie to nadal najczęściej wybierana forma. Jeśli wybierasz tę opcję, sprawdź, co musisz zrobić krok po kroku, aby uzyskać nowy dowód rejestracyjny pojazdu:

1. Wypełnij wniosek właściciela pojazdu – Formularz znajdziesz w urzędzie lub na stronie internetowej starostwa. Wpisz swoje dane, numer rejestracyjny pojazdu i zaznacz powód wniosku (np. zgubienie dowodu rejestracyjnego, zmiana danych, zniszczenie dokumentu). Wniosek musi być czytelny i kompletny, bez tego urząd nie rozpocznie procedury.
2. Przygotuj wymagane dokumenty – zabierz ze sobą dowód osobisty lub inny dokument tożsamości, dotychczasowy dowód rejestracyjny, kartę pojazdu (jeśli była wydana), dowód uiszczenia opłaty skarbowej i dokumenty dodatkowe (jeśli są potrzebne).
3. Złóż dokumenty z organie rejestrującym – udaj się do wydziału komunikacji właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania. To właśnie ten organ rejestrujący odpowiada za przyjęcie wniosku i wydanie dowodu rejestracyjnego. Pamiętaj o zabraniu oryginałów – urząd nie zaakceptuje samych kopii.
4. Wnieś opłatę urzędową – dowód wpłaty może być papierowy lub elektroniczny. Nieopłacony wniosek nie zostanie rozpatrzony.
5. Poczekaj na weryfikację danych w Centralnej Ewidencji Pojazdów – urzędnik sprawdzi Twoje dane w centralnej ewidencji pojazdów (CEPiK) i zweryfikuje zgodność informacji z dokumentacją. Jeśli wszystko się zgadza, otrzymasz pozwolenie czasowe (jeśli będzie potrzebne), a właściwy dokument zostanie zlecony do produkcji.
6. Odbierz nowy dokument – o gotowości dokumentu urząd poinformuje Cię telefonicznie lub SMS-em. Nowy dowód rejestracyjny pojazdu odbierzesz osobiście lub przez pełnomocnika (za okazaniem pisemnego upoważnienia). Przed wyjściem z urzędu dokładnie sprawdź dane, wszystkie nieprawidłowości trzeba zgłaszać od razu.

Jak złożyć wniosek o wymianę dowodu rejestracyjnego online?

Jeśli masz profil zaufany lub podpis kwalifikowany, możesz złożyć wniosek przez Internet – bez wychodzenia z domu. To wygodne rozwiązanie, które pozwala uniknąć kolejek i przyspiesza wydanie nowego dokumentu.

Złożenie wniosku o wyrobienie nowego dowodu rejestracyjnego online – jak to zrobić?

1. Zaloguj się na ePUAP – wejdź na stronę ePUAP.gov.pl i zaloguj się za pomocą profilu zaufanego (np. przez bank) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
2. Wybierz odpowiednią usługę – w wyszukiwarce wpisz: „Złóż wniosek o wydanie dowodu rejestracyjnego” lub przejdź przez sekcję spraw urzędowych dla kierowców. Usługa jest dostępna dla wszystkich obywateli i kierowana do organu rejestrującego właściwego dla miejsca zamieszkania.
3. Wypełnij elektroniczny formularz – uzupełnij dane właściciela pojazdu, numer rejestracyjny i powód wymiany (np. zgubienie dowodu rejestracyjnego, zmiana danych, zniszczenie dokumentu). Upewnij się, że formularz jest kompletny – brakujące informacje wydłużą procedurę.
4. Dołącz skany dokumentów – zeskanuj i załącz w formacie PDF lub JPG: dotychczasowy dowód rejestracyjny, dokument tożsamości, kartę pojazdu (jeśli została wydana).
5. Wnieś opłatę przez Internet – za pomocą ePUAP lub systemu ePłatności dokonaj przelewu na konto urzędu. Dowód uiszczenia opłaty skarbowej trzeba załączyć jako osobny plik (np. PDF z potwierdzenia przelewu).
6. Czekaj na weryfikację – Urząd weryfikuje dane w Centralnej Ewidencji Pojazdów. Jeśli brakuje dokumentów lub są błędy – otrzymasz powiadomienie na skrzynkę ePUAP z prośbą o uzupełnienie.
7. Odbierz nowy dowód rejestracyjny – po przygotowaniu dokumentu urząd poinformuje Cię o możliwości odbioru (telefonicznie lub SMS-em). Odbiór odbywa się: osobiście w urzędzie lub przez pełnomocnika z pisemnym upoważnieniem.

Ile kosztuje wymiana dowodu rejestracyjnego?

Koszt wydania dowodu rejestracyjnego jest określony w przepisach i obowiązuje jednakowo w całym kraju. Wysokość opłat nie zależy od przyczyny wymiany – czy to zgubienie dowodu rejestracyjnego, jego zniszczenie, czy zmiana danych.

Podstawowa opłata:

• 54 zł – opłata urzędowa,
• 0,50 zł – opłata ewidencyjna.

Pozwolenie czasowe:

Jeśli musisz korzystać z pojazdu przed otrzymaniem nowego dowodu rejestracyjnego, możliwe jest wydanie pozwolenia czasowego. Taki tymczasowy dokument uprawnia do legalnego poruszania się po drogach przez 30 dni, a jego koszt wynosi 19 zł.

Opłata za pełnomocnictwo:

Jeśli sprawę załatwia za Ciebie inna osoba – np. współmałżonek, członek rodziny lub pracownik salonu – należy doliczyć 17 zł opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (nie dotyczy małżonka, dzieci lub rodziców – zwolnieni są z tej opłaty zgodnie z ustawą o opłacie skarbowej).

Jak zapłacić?

• gotówką lub kartą w kasie urzędu,
• przelewem bankowym na numer konta wskazany na stronie wydziału komunikacji,
• elektronicznie przez ePUAP – jeśli składasz wniosek online.

Pamiętaj, aby dołączyć dowód uiszczenia opłaty skarbowej do wniosku – bez tego procedura zostanie wstrzymana.

Jak długo trwa wymiana dowodu rejestracyjnego?

Czas oczekiwania na wydanie nowego dowodu rejestracyjnego zależy od wielu czynników – m.in. kompletności dokumentów, rodzaju sprawy oraz obciążenia urzędu. Choć przepisy przewidują maksymalny termin, w praktyce często jest szybciej.

Co może wydłużyć procedurę?

W szczególnych przypadkach czas oczekiwania może wynieść nawet do 44 dni. Dzieje się tak, kiedy:

• pojazd był wcześniej skradziony lub ma niejasną historię prawną,
• auto zostało sprowadzone z zagranicy i wymaga dodatkowej weryfikacji,
• pojazd przeszedł nietypowe modyfikacje techniczne, które wymagają opinii rzeczoznawcy i dodatkowego badania technicznego,
• złożony wniosek był niekompletny i trzeba go uzupełniać.

Jakie są konsekwencje braku wymiany dowodu rejestracyjnego?

Zgodnie z przepisami, wymianę dowodu rejestracyjnego należy przeprowadzić niezwłocznie po zaistnieniu zmian wymagających aktualizacji dokumentu. Prawo o ruchu drogowym przewiduje konkretne konsekwencje, jeśli właściciel pojazdu zignoruje ten obowiązek.

Konsekwencje braku wymiany dowodu rejestracyjnego:

• Mandat i zatrzymanie dokumentu – za brak wymiany dowodu w terminie grozi mandat w wysokości od 200 do 1000 zł – jego wysokość zależy od charakteru wykroczenia i oceny policjanta. Dodatkowo policja może zatrzymać dokument (np. nieaktualny i nieczytelny) i wystawić pokwitowanie ważne przez 7 dni – w tym czasie należy dostarczyć właściwy dowód. W skrajnych przypadkach brak dokumentu może zostać potraktowany jako wykroczenie administracyjne.
• Problemy techniczne i diagnostyczne – podczas przeglądu w stacji kontroli pojazdów diagnosta ma obowiązek sprawdzić zgodność danych z dowodem i systemem CEPiK. Nieaktualny lub zniszczony dowód rejestracyjny może skutkować odmową przeprowadzenia badania technicznego.
• Ryzyko przy sprzedaży pojazdu – przy próbie sprzedaży samochodu notariusz lub kupujący może odmówić podpisania umowy, jeśli dane w dowodzie nie są zgodne z rzeczywistością. Co więcej brak ważnego dokumentu może zniechęcić potencjalnych nabywców i znacznie opóźnić całą transakcję.
• Problemy przy przekraczaniu granicy – poza Unią Europejską brak aktualnego dowodu rejestracyjnego może skutkować odmową wjazdu, zatrzymaniem pojazdu oraz dodatkowymi kontrolami. Nawet w strefie Schengen, np. w Szwajcarii czy Norwegii, podczas kontroli celnej możesz zostać poproszony o pokazanie ważnego dokumentu potwierdzającego dopuszczeniem pojazdu do ruchu.
• Skutki dla firm oraz przedsiębiorców – Inspekcja Transportu Drogowego ma prawo nakładać wysokie kary na firmy transportowe, jeśli ich pojazdy posiadają nieaktualne dane w dowodach rejestracyjnych. Kara może wynieść nawet 2000 zł za każdy pojazd znajdujący się w taborze. Brak właściwego dokumentu może również wstrzymać wypłaty z leasingu lub ubezpieczenia floty.

Stłuczka lub wypadek samochodowy? Dowiedz się, czy możesz uzyskać dodatkowe środki

Stłuczka samochodowa lub wypadek drogowy to zawsze stresujące doświadczenie – niezależnie od skali zdarzenia. Po opanowaniu sytuacji i zgłoszeniu szkody przychodzi czas na formalności i decyzję ubezpieczyciela. Warto jednak wiedzieć, że nie każda wycena musi być ostateczna.

Jeśli masz wątpliwości co do wysokości odszkodowania, zgłoś się do ToTwojaKasa.pl i skorzystaj z całkowicie bezpłatnej weryfikacji Twojego kosztorysu od ubezpieczyciela. Nasi eksperci dokonają dokładnej analizy przesłanych przez Ciebie dokumentów, a po jej przeprowadzeniu poinformujemy Cię o wyniku.

Jeżeli weryfikacja wykaże zaniżenia, otrzymasz od nas propozycję odkupu szkody poprzez cesję wierzytelności. Jeżeli ją zaakceptujesz i podpiszesz wszystkie dokumenty, dodatkowe środki otrzymasz nawet w ciągu 48 godzin.

Co musisz zrobić, aby otrzymać wsparcie od ToTwojaKasa.pl?

1. Wypełnij krótki formularz ze strony ToTwojaKasa.pl.
2. Prześlij kosztorys do bezpłatnej weryfikacji.
3. Poczekaj na wynik weryfikacji, który przekaże Ci nasz specjalista.
4. Jeżeli weryfikacja wykaże zaniżenia w Twoim kosztorysie, dodatkowe środki uzyskasz nawet w 48h po akceptacji propozycji odkupu szkody oraz podpisaniu wszystkich dokumentów.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

W jakich sytuacjach konieczna jest wymiana dowodu rejestracyjnego z powodu zmiany danych?

Wymiana dowodu rejestracyjnego z powodu zmiany danych osobowych, takich jak nazwisko po ślubie czy adres zamieszkania, jest obowiązkowa. Zgodnie z przepisami masz na to 30 dni od momentu zaistnienia zmiany. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku błędów w dotychczasowym dokumencie.

Czy podczas rejestracji pojazdu od razu wydawany jest nowy dowód?

Nie, w sprawie rejestracji pojazdu najpierw wydawane jest pozwolenie czasowe. Właściwy dowód rejestracyjny otrzymasz po kilku dniach, po zakończeniu procedury weryfikacji danych w CEPiK i produkcji dokumentu w PWPW. Całość trwa zwykle od 7 do 14 dni roboczych.

Czy wymiana dowodu rejestracyjnego wiąże się z oznaczaniem pojazdów?

Nie, sama wymiana dowodu rejestracyjnego nie wymaga ponownego oznaczania pojazdów, jeśli nie zmieniają się tablice rejestracyjne ani cechy identyfikacyjne pojazdu. Oznaczanie dotyczy np. pierwszej rejestracji, zmiany numeru VIN lub wprowadzenia pojazdu do rejestru po przeróbkach, które wpływają na dane techniczne.

Jak sprawdzić status dowodu rejestracyjnego po złożeniu wniosku?

Aby sprawdzić status dowodu rejestracyjnego, możesz skontaktować się z wydziałem komunikacji telefonicznie lub osobiście, a w niektórych urzędach także online. Informację o gotowości dokumentu często przekazuje się również SMS-em, jeśli podano numer kontaktowy we wniosku.